I oktober 2009 började vi rulla ut Incentive som en del av mjukvaruföretaget IBS nya interna kommunikationsstrategi. IBS benämner satsningen som "Colin" (förkortning av Collaborative Intranet).
Bakgrundsfakta IBS
IBS har funnits sedan 1978 och är idag marknadsledande inom affärssystem för handel och varuförsörjning. IBS finns i 22 länder, har cirka 1100 anställda och är noterat på Stockholmsbörsen.
Centralstyrt intranät, eller?
Allt började med ett behov av ett centralstyrt intranät. Verkligheten visade att det fanns ett intranät för varje land som skapade kunskapsstuprör (informationen stannade inom varje avdelning). Den första idén IBS hade var att centralisera det man redan hade och sedan addera sociala funktioner.
Oskar Ahlberg, kommunikationschef förklarar:
"Först ville vi lägga till samarbetsverktyg till vårt existerande intranät, men efter att ha lyssnat till vad Enterprise 2.0 i allmänhet och Incentive i synnerhet kunde erbjuda bestämde vi att intranätet måste ställas på ända för att verkligen bli effektivt. Så vi slängde hela vårt intranät i papperskorgen och byggde upp det igen med Incentive."
Det här är modigt. Det här är ett språng framåt. Vi brukar rekommendera att företaget utökar ett existerande intranät med sociala verktyg. Men Oskar och andra med honom såg en möjlighet att ta ett språng. Och gjorde det.
Planen
Vi hade några möten runt fenomenet Enterprise 2.0 och hur det kunde passa IBS behov.
Det var också en utmaning att bygga självförtroendet för att få alla bitar på plats och ta språnget. Detta arbete gjordes av Oskar, Pia, Jill och Maria. Detta blev Colins kärntrupp. De blev ambassadörerna.
Lansering
I november samlades vad vi gemensamt ansåg vara opinionsbildarna och anställda som hade ett uppdämt behov av ett nytt och effektivt intranät.
Sen gjorde vi det vi alltid gör - vi dansade wiki- och bloggdansen. Vi bjöd in alla som ville vara med och sände lanseringen live via våra vänner på Bambuser.
Vi lanserade principer och verktyg, inte det nya intranätet. Det är en väldigt viktig skillnad i sammanhanget.
När man i "normala" fall lanserar ett nytt intranät är det fullt av information (struktur). Vi lanserade istället en i det närmaste tom anteckningsbok som väntade på uppdateringar.
Varför lanserade vi ett tomt anteckningsblock? Vi ville att intranätet skulle bli ett verktyg för ALLA, varje dag. Vi ville inte att det skulle bli ett verktyg så att ledningen skulle kunna trycka ut senaste nytt och riktlinjer. Vi behandlade de anställda som användare av en vanlig webbsajt - som de stjärnor de faktiskt är! Vi ville att anställda själva skulle leta på intranätet och inte som förut bli påtryckta ledningsinformation. Det var därför otroligt viktigt för oss att inte tvinga någon till intranätet utan istället försöka locka individerna, grupperna och avdelningarna till besök.
Bidrag och lite diagram
Vi installerade Incentive sent i oktober. Detta var ett par veckor före den "officiella" lanseringen och vi har tagit ut data från installationen för att se framstegen som IBS har gjort.
Det första vi ser är att det på fyra månader har skapats 6500 wikiartiklar, 24 nya bloggar och nära 2500 filer. För att se framstegen över tid har vi två diagram - ett som visar bidrag per månad och ett som visar tillväxten på intranätet.
Här ser vi att bidragen till intranätet skjuter i höjden precis efter lansering i november. Vid lanseringen så blev en del material från det gamla intranätet migrerat till Colin. Vi märker igen (se caset från SBAB) att wikin är den mest populära funktionen med filer på andraplats och kommentarer blir bronsmedaljör.
Här är det sammanlagda antalet bidrag för samma tidsperiod. Vi ser tillväxten, den saktar ner över tid och vi vet inte ännu om detta kommer bli normaltillståndet för IBS intranät.
943 profiler är registrerade i Colin. Att en profil är registrerad betyder att personen har besökt det nya intranätet men inte nödvändigtvis bidragit med någon information.
Om vi istället går till de profiler som bidragit med information så ser vi att de är 143 stycken. 143 medarbetare genererar 6500 wikiartiklar och laddar upp 2500 filer över en tidsperiod på fyra månader. Vi blev väldigt imponerade över dessa riktiga ambassadörer som tror på ett nytt sätt att arbeta.
De dåliga nyheterna och var vi fortsätter att jobba!
De dåliga nyheterna är att bidragsgivarna fortfarande bara är cirka 15% av de totala profilerna. Det här är snubblande nära siffrorna som brukar appliceras på externa nätverk (såsom Wikipedia). Detta brukar kallas 90-9-1-regeln (90% som bara tittar, 9% redigerar och 1% som skapar informationen).
Så jämför vi 15% med 10% så är det för nära - siffrorna för internt användande av sociala verktyg ska vara ungefär 40-60% av medarbetarna som på något sätt bidrar med information.
Varför bara 40-60% undrar du kanske? Jo, du kommer aldrig att nå 100% som bidrar med information. Stöter du på en sådan rapport så skicka den gärna till oss. Vi är övertygade att helvetet fryser till is innan det händer. Men det är våran ödmjuka åsikt.
Orsaken till dessa siffror är för att projektet bara är i sin linda. När vi gör en uppföljning snart igen kommer siffrorna vara högre. Det nya intranätet börjar sätta sig och ambassadörerna gör sitt jobb och lockar läsare. Nästa steg är att få läsarna att förstå att de också är en del av upplevelsen.
Besökare
När vi med Google Analytics hjälp tittar på besöksstatistiken ser vi att bara i februari 2010 hade Colin 7000 besök och 31000 sidvisningar från 19 länder som spenderade i genomsnitt 5 minuter på intranätet.
16% av besökarna använde sökfunktionen för att hitta information genom 2000 unika sökfrågor. Orsaken till varför vi sätter söken i fokus är för att ett nytt beteende vi framhåller är sökningen av innehåll, inte navigationen genom trädvyer och liknande.
När Enterprise 2.0 lanseras med framgång kommer mängder med information publiceras som i princip gör det omöjligt att strukturera på det traditionella viset med trädvyer. Om struktur och trädvyer skapas kommer den även med största sannolikhet bli betecknad som omodern och onödig av användarna (ska den dansk kundhistorien ligga under Danmark, Kunder eller Marknadsmaterial?).
Det är därför extremt viktigt att tidigt i processen tänka på ett sökbeteende. Vi tackar Google för att detta idag är ganska enkelt.
De extremt goda nyheterna
IBS är noterat på Stockholmsbörsen. Detta ger användandet av Enterprise 2.0 en extra dimension. Du måste tänka på vad du säger. Givetvis finns det en andra sida av myntet - mycket av företagets kommunikation är riktad till aktieägarna. Den här informationen är ofta fikonspråk för många av medarbetarna, så hur förklarar du den enkelt och personligt? Hur får ledningsgruppen mer kontakt med medarbetarna på "golvet"?
Oskar har löst det genom att skapa en blogg som han kallar Blog-O. Bloggens syfte är att sprida information från ledningen och för att svara på de frågor som aktiemarknaden ställer.
Det här låter enkelt men kanske inte alltid är det. Du måste som chef sätta en ton som är jordnära, informativ men inte nedvärderande och så vidare. Du måste också hantera både goda och dåliga nyheter.
Oskar gjorde detta briljant och vi kan utan att avslöja några detaljer säga att han till exempel förklarade IBS senaste årsrapport på ett mycket personligt och obyråkratiskt sätt.
Oskar får omedelbart feedback som "OK, nu förstår jag och det känns mer positivt!". Han hämtar ledningsgruppens frågor och ber alla att involvera sig eftersom deras åsikt är högt värderad.
Det här är helt rätt. På IBS finns numera en dialog och en konversation istället för en monolog som brukligt är på traditionella intranät.
Sammanfattning
Vi sammanfattar i en punktlista;
- Nyckelbeslut
- Inte sminka en gris och göra det existerande intranätet social - utnytta Enterprise 2.0 fullt ut.
- Lansera ett nytt sätt att arbeta - inte det nya intranätet.
- Utmaningarna
- Få upp antalet bidragsgivare från 15% - genom viral marknadsföring av Colin, dialog och den äldsta medicinen i världen; tålamod.
- Överraskningarna
- Ledningens attityd och Oskars blogg Blog-O är ett perfekt redskap för att skapa en nära relation utan att ta hänsyn till titeln på visitkortet och för att bli ledningens öra mot marken.
En av de mest positiva slutsatserna är också den att ett börsnoterat företag KAN införa ett nytt sätt att arbeta och Enterprise 2.0. Vi har hört så många gånger att det skulle vara omöjligt. IBS har visat att så inte är fallet.
Slut (på fallstudien)
Kommentera gärna genom Twitter, e-post eller genom att kontakta oss! Vi hjälper mer än gärna till med dina frågor eller funderingar.
If you would like to keep reading case stories there are more for you right here.